EVELUX TRAFİK GÜVENLİK SİSTEMLERİ VE REFLEKTİF ÜRÜNLERİ TİC. A.Ş.
SZEMÉLYES ADATOK VÉDELME ÉS ADATVÉDELMI IRÁNYELV
1. BEVEZETÉS
Az EVELUX Közlekedésbiztonsági Rendszerek és Fényvisszaverő Termékek Zrt. számára a 6698. számú, Személyes Adatok Védelméről szóló törvény („KVKK” vagy „Törvény”) hatálybalépésétől kezdve kiemelt fontosságú a velünk bármilyen şekilde kapcsolatba kerülő természetes személyek személyes adatainak védelme, valamint a Törvényben meghatározott kötelezettségek maradéktalan teljesítése.
Jelen Személyes Adatok Védelmére és Adatvédelemre vonatkozó Irányelv („Irányelv”) célja, hogy tájékoztatást nyújtson Önnek az EVELUX által végzett személyes adatok rögzítésének, gyűjtésének, felhasználásának, megosztásának és tárolásának elveiről és folyamatairól.
Az Irányelv az EVELUX által kezelt személyes adatok feldolgozásának elveit a KVKK-ban meghatározott szabályozás sorrendjében ismerteti, és vonatkozik az EVELUX munkavállalóira, valamint a meglévő és potenciális természetes és jogi személy ügyfeleire.
2. A SZEMÉLYES ADATOK VÉDELMÉNEK ELVEI ÉS ELJÁRÁSAI
A. Fogalommeghatározások
Az alábbiakban a jelen Adatvédelmi Irányelvben használt kifejezések és rövidítések értelmezése olvasható:
Érintett személy
Az a természetes személy, akinek a személyes adatait kezelik. A KVKK értelmében kizárólag természetes személyek adatai tartoznak a törvény hatálya alá. Jogi személyek adatai csak abban az esetben minősülnek személyes adatnak, ha azok természetes személyre vonatkozó információt tartalmaznak.
Személyes adat
Minden olyan információ, amely egy azonosított vagy azonosítható természetes személyre vonatkozik. Az adat akkor minősül személyes adatnak, ha kapcsolatba hozható egy valós személlyel, és ez a személy közvetlenül vagy közvetve azonosítható.
Ide tartoznak nemcsak az alapvető azonosító adatok (név, vezetéknév, születési idő, születési hely), hanem olyan információk is, mint telefonszám, jármű rendszáma, társadalombiztosítási szám, útlevélszám, önéletrajz, fénykép, hang- és képfelvétel, ujjlenyomat, genetikai adatok, IP-cím, e-mail-cím, hobbik, preferenciák, kapcsolatok, csoporttagságok vagy családi adatok – vagyis minden, ami közvetlenül vagy közvetve azonosítja a személyt.
Különleges adat
Olyan személyes adat, amely a személy faji vagy etnikai származására, politikai véleményére, filozófiai meggyőződésére, vallására, felekezetére, öltözködésére, egyesületi, alapítványi vagy szakszervezeti tagságára, egészségi állapotára, szexuális életére, büntetett előéletére, biztonsági intézkedéseire, valamint biometrikus és genetikai adataira vonatkozik.
Kifejezett hozzájárulás
Olyan, egy meghatározott témára vonatkozó, tájékoztatáson alapuló és szabad akaratból tett beleegyezés, amely formai követelményhez nincs kötve. Fontos, hogy a hozzájárulás tartalmazza a Törvény által meghatározott elemeket, és bizonyítható legyen.
A hozzájárulás történhet szóban, írásban vagy elektronikus úton, de minden esetben világosan, érthetően és egyértelműen kell megfogalmazni, pozitív akaratnyilvánítással.
Adatkezelő
Az a természetes vagy jogi személy, aki meghatározza a személyes adatok kezelésének célját és eszközeit, valamint felelős az adatkezelési rendszer felállításáért és működtetéséért. Ide tartozhatnak magánszemélyek, közintézmények, vállalatok, egyesületek vagy alapítványok.
Adatfeldolgozó
Az a természetes vagy jogi személy, aki az adatkezelő megbízásából és utasításai alapján technikai jellegű adatkezelési műveleteket végez. Az adatfeldolgozó kizárólag az adatkezelő által meghatározott keretek között járhat el.
Tájékoztatási kötelezettség
Az adatkezelő vagy az általa kijelölt személy köteles az érintettet tájékoztatni az adatkezelő kilétéről, az adatkezelés céljáról, az adatok címzettjeiről, a gyűjtés módjáról és jogalapjáról, valamint a KVKK 11. cikkében felsorolt jogairól. Ennek teljesítése nem igényli az érintett hozzájárulását.
Személyes adatok kezelése (megőrzés és megsemmisítés) irányelv
Az az irányelv, amely meghatározza, hogy a személyes adatok az adatkezelés céljához mérten legfeljebb mennyi ideig tárolhatók, és milyen feltételekkel törölhetők, semmisíthetők meg vagy tehetők anonimmá.
Személyes adatkezelési nyilvántartás
Az adatkezelők által az adatkezelési folyamatokhoz kapcsolódóan készített leltár, amelyben az adatkezelés céljait, az adatcsoportokat, az adattovábbítás címzettjeit, a tárolás időtartamát, a külföldre történő adattovábbítást és az adatbiztonsági intézkedéseket részletezik.
Adatigénylési űrlap
Az az űrlap, amely lehetővé teszi az érintettek számára, hogy:
– megtudják, történik-e adatkezelés,
– tájékoztatást kérjenek az adataik feldolgozásáról,
– megismerjék az adatkezelés célját és annak jogszerűségét,
– megismerjék, kikhez kerültek továbbításra az adataik,
– kérhessék hibás vagy hiányos adataik helyesbítését, törlését vagy megsemmisítését,
– tiltakozhassanak az automatizált döntéshozatal ellen,
– valamint kártérítést kérhessenek az adatok jogellenes kezelése miatt bekövetkezett károk esetén.
B. ÁLTALÁNOS ELVEK A SZEMÉLYES ADATOK KEZELÉSÉRE VONATKOZÓAN
Az EVELUX a személyes adatokat a KVKK és az egyéb vonatkozó jogszabályokban meghatározott eljárásoknak és alapelveknek megfelelően kezeli. Ennek keretében az EVELUX az alábbi elveket maradéktalanul betartja a személyes adatok kezelése során:
• A jogszabályoknak és a tisztesség elvének megfelelő adatkezelés:
Az EVELUX adatkezelési folyamatai a Török Köztársaság Alkotmánya, a KVKK és az egyéb vonatkozó jogszabályok rendelkezéseivel, valamint a tisztesség elvével összhangban valósulnak meg.
• Pontos és szükség esetén naprakész adatok:
Az EVELUX minden szükséges intézkedést megtesz annak érdekében, hogy az általa kezelt személyes adatok pontosak és aktuálisak legyenek. Az adatalanyoknak lehetőséget biztosít a hibás adatok helyesbítésére, hogy az adatok mindig a valós helyzetet tükrözzék.
• Meghatározott, egyértelmű és jogszerű célok érdekében történő adatkezelés:
Az EVELUX kizárólag világosan meghatározott és jogszerű célokból kezel személyes adatokat, és ezeket az adatokat más célokra nem használja fel. Az adatkezelés csak az adatalanyokkal fennálló kapcsolat keretein belül, szükség esetén történik.
• Az adatkezelés célhoz kötöttsége, korlátozottsága és arányossága:
Az EVELUX az adatokat a KVKK és az egyéb jogszabályoknak megfelelően, kizárólag az adatkezelés céljának eléréséhez szükséges mértékben kezeli, és kerüli a szükségtelen adatkezelést.
• A megőrzési idő korlátozása:
Az EVELUX a személyes adatokat csak addig őrzi meg, ameddig azt a jogszabályok vagy az adatkezelés célja szükségessé teszi. Amennyiben a vonatkozó jogszabály meghatározza az adatok megőrzési idejét, az EVELUX ezt a határidőt betartja; ha nincs ilyen rendelkezés, az adatokat kizárólag az adatkezelés céljának megvalósításához szükséges ideig tárolja.
C. A SZEMÉLYES ADATOK KEZELÉSÉNEK FELTÉTELEI
Az EVELUX a személyes adatokat az alábbi feltételek mellett kezeli: a KVKK-ban meghatározott kivételeken kívül kizárólag az adatalanyok kifejezett hozzájárulásával végez adatkezelést. Az alábbi esetekben azonban a személyes adatok az adatalany hozzájárulása nélkül is kezelhetők:
• Ha az adatkezelést törvény kifejezetten előírja,
• Ha az érintett személy nem képes hozzájárulását megadni, és az adatkezelés létfontosságú érdek (élet, testi épség védelme) miatt szükséges,
• Ha a szerződés megkötése vagy teljesítése érdekében az adatkezelés szükséges,
• Ha az adatkezelés a jogi kötelezettség teljesítése miatt szükséges,
• Ha az adatot az érintett nyilvánosságra hozta,
• Ha az adatkezelés jogi igény előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez szükséges,
• Ha az adatkezelés az adatkezelő jogos érdeke miatt szükséges, feltéve, hogy ez nem sérti az adatalany alapvető jogait és szabadságait.
Az EVELUX különös gondossággal jár el az érzékeny személyes adatok kezelése során. Ezek az adatok kizárólag az Adatvédelmi Hatóság által előírt megfelelő biztonsági intézkedések mellett, és csak az érintett kifejezett hozzájárulásával kezelhetők. Kivételt képeznek a törvényben meghatározott esetek, illetve az egészségi és szexuális életre vonatkozó adatok, amelyek az alábbi célokra, megfelelő védelem mellett és titoktartásra kötelezett személyek által kezelhetők:
• Közegészség védelme,
• Megelőző orvosi tevékenység,
• Orvosi diagnózis,
• Kezelés és ápolás,
• Egészségügyi szolgáltatások finanszírozásának és irányításának biztosítása.
Az EVELUX minden olyan adatkezelés esetén, amelyhez az adatalany hozzájárulása szükséges, külön hozzájáruló nyilatkozatokat készít munkavállalói és ügyfelei számára. Ezekben a nyilatkozatokban az érintettek szabadon dönthetnek adataik kezeléséről, és tájékoztatást kapnak a hozzájárulás elmaradásának következményeiről.
D. A SZEMÉLYES ADATOK KEZELÉSÉNEK CÉLJAI
Az EVELUX által gyűjtött személyes adatok az alábbi célokra használhatók fel:
E. A SZEMÉLYES ADATOK MEGŐRZÉSE
Az EVELUX a személyes adatokat kereskedelmi tevékenységeinek ellátása érdekében, megfelelő ideig, fizikai vagy elektronikus formában biztonságosan tárolja. Az adatmegőrzés során a KVKK és az egyéb jogszabályok által előírt kötelezettségek teljes mértékben betartásra kerülnek.
Amennyiben az adatkezelés célja megszűnik, és a jogszabályok nem írják elő az adatok további megőrzését, az EVELUX az Adatmegőrzési és Adatmegsemmisítési Szabályzatának megfelelően az adatokat törli, megsemmisíti vagy anonimizálja.
A megsemmisített adatok semmilyen módon nem állíthatók helyre. Amennyiben azonban az adatkezelő jogos érdeke fennáll, az adatok – az érintett jogainak sérelme nélkül – a Polgári Törvénykönyvben meghatározott általános elévülési idő (10 év) végéig megőrizhetők. Ezt követően az adatok törlésre, megsemmisítésre vagy anonimizálásra kerülnek.
F. SZEMÉLYES ADATOK BELFÖLDI SZEMÉLYEKNEK TÖRTÉNŐ TOVÁBBÍTÁSA
Az EVELUX a személyes adatok harmadik felekkel való megosztása során – az egyéb jogszabályokban foglalt rendelkezések sérelme nélkül – gondosan betartja a KVKK-ban (Személyes Adatok Védelméről szóló törvény) meghatározott feltételeket. Ennek keretében az EVELUX a személyes adatokat a személyes adat tulajdonosának kifejezett hozzájárulása nélkül nem továbbítja harmadik személyeknek. Ugyanakkor a KVKK-ban meghatározott alábbi feltételek valamelyikének fennállása esetén a személyes adatok a tulajdonos kifejezett hozzájárulása nélkül is továbbíthatók:
• ha a továbbítás törvényben kifejezetten előírt,
• ha az érintett személy – tényleges lehetetlenség miatt – nem képes kifejezni akaratát, vagy jogilag érvényes hozzájárulást nem adhat, és az ő vagy más személy életének vagy testi épségének védelme érdekében szükséges az adatkezelés,
• ha a személyes adatok kezelése szükséges egy szerződés létrehozásához vagy teljesítéséhez, amelynek az érintett fél is része,
• ha az adatkezelő jogi kötelezettségének teljesítéséhez elengedhetetlen,
• ha az adatokat az érintett maga hozta nyilvánosságra,
• ha az adatkezelés elengedhetetlen egy jog megalapozásához, érvényesítéséhez vagy védelméhez,
• ha az adatkezelés az adatkezelő jogos érdekei érdekében szükséges, feltéve, hogy ez nem sérti az érintett alapvető jogait és szabadságait.
Megfelelő biztonsági intézkedések mellett, az egészségi állapottal és nemi élettel nem kapcsolatos különleges személyes adatok esetében az adatkezelés törvényben való előírása elegendő; míg az egészségi állapotra és nemi életre vonatkozó különleges adatok esetében az alábbi célokból történhet továbbítás az érintett hozzájárulása nélkül:
• a közegészség védelme,
• megelőző orvoslás,
• orvosi diagnózis,
• gyógyítás és ápolás,
• az egészségügyi szolgáltatások és finanszírozásuk tervezése, valamint irányítása.
A különleges adatok továbbítása esetében is az adatkezelés feltételeiben meghatározott előírások maradéktalanul érvényesülnek.
G. SZEMÉLYES ADATOK KÜLFÖLDRE TÖRTÉNŐ TOVÁBBÍTÁSA
A személyes adatok külföldre történő továbbításához a KVKK 9. cikke alapján az érintett kifejezett hozzájárulása szükséges. Ugyanakkor, ha a személyes adatok – beleértve a különleges adatokat is – az érintett hozzájárulása nélkül is kezelhetők, akkor az EVELUX az adatokat az érintett kifejezett hozzájárulása nélkül is továbbíthatja külföldre, amennyiben az adatokat fogadó országban megfelelő szintű védelem biztosított. Ha a célország nem tartozik a Tanács által meghatározott, megfelelő védelmi szintet biztosító országok közé, az EVELUX és a külföldi adatkezelő/adatfeldolgozó írásban vállalják a megfelelő védelem biztosítását.
H. AZ EVELUX TÁJÉKOZTATÁSI KÖTELEZETTSÉGE
A KVKK 10. cikke értelmében az érintetteket a személyes adatok megszerzése előtt vagy legkésőbb azok megszerzésekor tájékoztatni kell. E kötelezettség keretében az érintetteknek az alábbi információkat kell megkapniuk:
• az adatkezelő és – ha van – képviselőjének kiléte,
• a személyes adatok kezelési céljai,
• azon személyek és célok, amelyekkel és amelyek érdekében az adatok megosztásra kerülhetnek,
• a személyes adatok gyűjtésének módja és jogalapja,
• az érintett jogai a KVKK 11. cikke alapján.
Az EVELUX a tájékoztatási kötelezettség teljesítése érdekében különböző folyamatokra és érintetti kategóriákra vonatkozóan tájékoztató nyilatkozatokat készített és bevezetett.
A KVKK 28/2. cikke értelmében az EVELUX mentesül a tájékoztatási kötelezettség alól az alábbi esetekben:
• ha az adatkezelés bűncselekmény megelőzéséhez vagy nyomozásához szükséges,
• ha az adatokat az érintett maga hozta nyilvánosságra,
• ha az adatkezelés törvényi felhatalmazás alapján, felügyeleti vagy szabályozási feladat ellátása céljából, illetve fegyelmi vizsgálat során történik,
• ha az adatkezelés az állam gazdasági és pénzügyi érdekeinek védelme érdekében, költségvetési, adózási vagy pénzügyi ügyekben szükséges.
I. AZ ÉRINTETT SZEMÉLY JOGAI
Az EVELUX gondoskodik arról, hogy a KVKK 11. cikke alapján az érintettek élhessenek a személyes adataik kezelésével kapcsolatos jogaikkal. Ezek a jogok a következők:
a) megtudni, hogy személyes adatait kezelik-e,
b) tájékoztatást kérni, ha adatait kezelték,
c) megismerni az adatkezelés célját, és hogy az adatok felhasználása megfelel-e e célnak,
d) tudni, kik azok a harmadik személyek, akikhez az adatok belföldön vagy külföldön továbbításra kerültek,
e) kérni a hiányos vagy hibás adatok helyesbítését,
f) kérni a személyes adatok törlését vagy megsemmisítését a törvény 7. cikkében meghatározott feltételek szerint,
g) kérni, hogy az (e) és (f) pont szerinti műveletekről értesítsék azokat a harmadik feleket, akikhez az adatok továbbításra kerültek,
h) tiltakozni az ellen, hogy kizárólag automatizált adatfeldolgozás alapján hozott döntés az érintett hátrányára eredményezzen,
i) kártérítést követelni, ha az adatok jogellenes kezelése miatt kár érte.
Az érintettek e jogaikat a jelen Politika 1. számú mellékletében található „Adattulajdonosi kérelmi űrlap” kitöltésével és aláírásával, valamint személyazonosító okmányuk másolatának csatolásával, ajánlott tértivevényes postai úton az EVELUX címére küldve gyakorolhatják. Az űrlap kitöltésére és elküldésére vonatkozó részletes útmutató szintén a mellékletben található.
Az EVELUX a kérelmeket írásban vagy elektronikusan megválaszolja, és az ügy természetétől függően a kérelmet a lehető legrövidebb időn belül, de legkésőbb harminc (30) napon belül, díjmentesen elbírálja. Ha a válaszadással kapcsolatban külön költség merül fel, az EVELUX jogosult a Tanács által meghatározott díjat felszámítani.
Az EVELUX jogosult továbbá a kérelem feldolgozása során az igénylőtől további információkat vagy dokumentumokat bekérni.
Az EVELUX a személyes adatok védelméről szóló törvény (KVKK) 12. cikkének (1) bekezdése alapján minden szükséges technikai és adminisztratív intézkedést megtesz annak érdekében, hogy biztosítsa a személyes adatok védelméhez szükséges megfelelő biztonsági szintet. Az EVELUX által ezen a téren hozott intézkedések az alábbiakban kerülnek felsorolásra:
A EVELUX az adminisztratív intézkedések keretében:
A EVELUX a technikai intézkedések keretében:
Az EVELUX a vállalat létesítményeinek és működési területeinek általános és üzleti biztonságát, a munkavállalók belépésének és kilépésének ellenőrzését, valamint a vállalat operatív tevékenységeinek zavartalan lebonyolítását biztosítandó – a KVKK-ban meghatározott alapelvekkel összhangban – képfelvételeket rögzít a látogatókról, munkavállalókról és egyéb érintettekről.
Ezeket a felvételeket a feldolgozási céloknak megfelelő ideig, biztonságosan tárolja fizikai vagy elektronikus formában. Azokon a helyeken, ahol felvétel készül, jól látható módon elhelyezésre kerül egy tájékoztató felirat, amely jelzi a kamerás megfigyelést.
Az EVELUX az ilyen tevékenységek során mindenben betartja a személyes adatok védelmére vonatkozó jogszabályi előírásokat, különösen a KVKK rendelkezéseit. Magas fokú intimitással bíró helyiségekben nem történik megfigyelés vagy rögzítés.
